JWinfotainment, arbeidsrecht en sociale zekerheid. De taaiste wet- en regelgeving boeiend en glashelder gebracht!

handige documenten

Onderstaande documenten en beleidsregels kunnen u helpen bij het uitvoeren van uw taken op grond van bijvoorbeeld de Wet verbetering poortwachter of het toetsen van de verzekeringsplicht (Beleidsregels UWV en BD voor de beoordeling en vaststelling van een dienstbetrekking).<

wet bescherming klokkenluiders

Modelregeling interne meldprocedure (pdf)
Alle organisaties in Nederland met 50 werknemers of meer moeten volgens de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk) met ingang van 17 december 2023 een intern meldkanaal hebben voor werkgerelateerde misstanden waarbij het maatschappelijk belang in het geding is en meldingen over inbreuken op het EU-recht.
Bedrijven met 250 werknemers of meer moeten al sinds 18 februari 2023 aan alle nieuwe eisen voldoen.
Als een ‘werker’ vermoedt dat er sprake is van een misstand van maatschappelijk belang door de organisatie of een medewerker van de organisatie kunt hij een melding van een misstand doen. Een persoonlijk conflict op de werkvloer is geen misstand van maatschappelijk belang. Fraude of een privacyschending is dat bijvoorbeeld wel.
Werkgevers bij wie in de regel ten minste 50 personen werkzaam zijn, moesten al een procedure vaststellen voor het omgaan met het melden van een vermoeden van een misstand binnen hun organisatie. Nu gelden strengere eisen aan die interne meldprocedure.
Op grond van artikel 27 lid 1, onder m van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht bij de vaststelling, wijziging of afschaffing van deze regeling.
Door de Vereniging Nederlandse Gemeenten is een Modelregeling opgesteld. Hoewel deze modelregeling zich richt op gemeenten is het ook een praktische handreiking voor andere organisaties.

Europese privacywetgeving

Algemene Verordening Gegevensbescherming (pdf)
Per 25 mei 2018 geldt de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Vanaf die datum geldt dezelfde privacywetgeving in de hele EU.

Handleiding AVG (pdf)
In deze handleiding zijn de belangrijkste bepalingen uit de verordening toegelicht.

Werkwijzer gegevensverwerking de zieke werknemer (pdf)
Voor veel werknemers, werkgevers en betrokken partijen die gegevens over de gezondheid van (zieke) werknemers verwerken, is nog te vaak onduidelijk hoe zij gezamenlijk actief aan verzuimbegeleiding en re-integratie kunnen werken conform de aangescherpte privacyregels. Hiervoor is deze werkwijzer ontwikkeld.

Register van Verwerkingsactiviteiten (pdf)
Met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) per 25 mei 2018, moet elke verwerkingsverantwoordelijke een register bijhouden van verwerkingen van persoonsgegevens die onder zijn verantwoordelijkheid vallen (art. 30 AVG). Verwerkingen bij een verwerkingsverantwoordelijke moeten zelf worden bijgehouden in een register. Ook wanneer er een nieuwe verwerking plaatsvindt moet deze aan het register worden toegevoegd.
NB Deze handreiking is speciaal voor gemeenten geschreven, maar uiteraard een goede basis voor andere organisaties.

Privacybeleid en -reglement (pdf)
Het privacybeleid is een kader waarin wordt aangegeven aan welke principes een organisatie zich houdt. Het privacyreglement is een verdieping van het beleid en laat zien hoe de organisatie met privacy, en met name de wet, omgaat.
NB Deze handreiking is speciaal voor gemeenten geschreven, maar uiteraard een goede basis voor andere organisaties.

Screening van personeel (pdf)
Hoe kunt u sollicitanten screenen? Voor welke functies is dat nodig? En waarop screent u dan? Daarover is bij werkgevers vaak nog weinig bekend. Er is behoefte aan handvatten, zo is gebleken. Aanleiding voor screeningsautoriteit Justis, onderdeel van het ministerie van Veiligheid en Justitie, om deze brochure uit te geven

Het OR-privacyboekje (pdf)
Personeelsdossiers. Registratie van ziekteverzuim. Camera’s op de werkplek. Screening van personeel. Werkgevers verwerken veel persoonsgegevens van hun werknemers. En sommige van die verwerkingen kunnen heel ingrijpend zijn. Het is daarom uiterst belangrijk dat werkgevers rekening houden met de privacy van hun werknemers. En dat hierover wordt gesproken binnen de organisatie. Daarbij spelen ondernemingsraden een cruciale rol. De ondernemingsraad (OR) is nauw betrokken bij afspraken over de verwerking van persoonsgegevens van personeel en bij personeelsvolgsystemen

Data protection impact assessment (DPIA) (pdf)
Vanaf 25 mei 2018 kunnen organisaties verplicht zijn een data protection impact assessment (DPIA) uit te voeren. Dat is een instrument om vooraf de privacyrisico’s van een gegevensverwerking in kaart te brengen. En vervolgens maatregelen te kunnen nemen om de risico’s te verkleinen.
In de Nederlandse vertaling van de AVG wordt de term data protection impact assessment (DPIA) gegevensbeschermingseffectbeoordeling genoemd.

Wanneer DPIA verplicht(pdf)
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft een definitieve lijst vastgesteld van verwerkingen van persoonsgegevens waarvoor een data protection impact assessment (DPIA) nodig is. Een DPIA is verplicht als een gegevensverwerking waarschijnlijk een hoog privacyrisico oplevert voor de betrokkenen (de mensen van wie een organisatie gegevens wil verwerken). Een DPIA wordt ook wel een gegevensbeschermingseffectbeoordeling genoemd.

Beveiliging van persoonsgegevens (pdf)
Verantwoord omgaan met persoonsgegevens valt of staat met een adequate beveiliging van de gegevens. In de praktijk blijkt dat de aandacht voor beveiliging nogal eens tekortschiet. In de media zijn vrijwel dagelijks berichten te vinden over datalekken door onvoldoende beveiliging, waardoor persoonsgegevens op straat liggen. Beveiliging van persoonsgegevens is een van de speerpunten van het handhavingsbeleid van de Autoriteit Persoonsgegevens. De Wet bescherming persoonsgegevens (vanaf 25 mei 2018 de Algemene Verordening Persoonsgegevens) eist dat bedrijven en overheden die persoonsgegevens verwerken, ‘passende technische en organisatorische maatregelen’ nemen om persoonsgegevens te beveiligen.

Privacyverklaring (pdf)
Ook in situaties waarin een privacyverklaring niet verplicht is kan het toch lonen om er een te publiceren. In een dergelijk geval kunt u in de privacyverklaring aangeven dat er geen persoonsgegevens worden verwerkt.
NB Deze handreiking is speciaal voor gemeenten geschreven, maar uiteraard een goede basis voor andere organisaties.

Meldplicht datalekken (pdf)
De meldplichtdatalekken houdt in dat organisaties (zowel bedrijven als overheden) onverwijld een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra zij een ernstig datalek hebben. En in een aantal gevallen moeten zij het datalek ook melden aan de betrokkenen (de mensen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt).

Identificatie en verificatie van persoonsgegevens (pdf)
In toenemende mate vragen bedrijven en organisaties aan burgers zich te legitimeren (ook wel: identificeren) met een officieel document, zoals een paspoort of rijbewijs. In aanvulling daarop wordt regelmatig ook om een ander, aanvullend identificerend document gevraagd, zoals een recent bankafschrift voor het uitvoeren van een adrescontrole. Naar hun aard, bevatten dergelijke documenten diverse persoonsgegevens. Het verzamelen en verder gebruiken van deze gegevens (‘verwerken’) is aan regels gebonden. Deze staan in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en vanaf 25 mei 2018 in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van de Wbp/AVG.

Privacy: checklist voor de ondernemingsraad (pdf)
Ondernemingsraden spelen bij de privacybescherming van medewerkers op de werkplek een cruciale rol. De Wet op de Ondernemingsraden bepaalt dat een ondernemer de instemming van de ondernemingsraad nodig heeft als hij regelingen voor persoonsgegevens van medewerkers wil verwerken.

diversen

Handreiking opvolging meldingen van seksueel grensoverschrijdend gedrag (pdf)
Seksueel grensoverschrijdend gedrag is een groot maatschappelijk probleem. Ieder jaar worden grote groepen Nederlanders geconfronteerd met seksueel grensoverschrijdend gedrag. Deze handreiking is bedoeld om organisaties houvast te bieden bij het oppakken van meldingen van seksueel grensoverschrijdend gedrag.
De handreiking beschrijft het hele proces van het oppakken van een melding en alle stappen die daarop volgen, waaronder de verschillende interventies en, indien passend en gewenst, het uitvoeren van onderzoek.

Wegwijzer Seksuele Intimidatie op het werk
De Wegwijzer Seksuele Intimidatie op het werk is erop gericht het slachtoffer, de omstanders en de leidinggevende/HR-medewerker te helpen bij het (h)erkennen van seksuele intimidatie en hun handvatten te geven om seksuele intimidatie op het werk aan te pakken.

Handreiking zwangerschap en werk 2022 (pdf)

Met de Handreiking zwangerschap en werk biedt de Stichting van de Arbeid handvatten aan (toekomstige) moeders en vaders en hun werkgevers hoe om te gaan met zwangerschap op het werk. De handreiking beslaat de periode voorafgaand aan en tijdens de zwangerschap tot zes maanden na de bevalling. De handreiking bevat niet alleen de wettelijke rechten omtrent zwangerschap, maar gaat ook in op het faciliteren van het gesprek tussen werkgever en werknemer met als doel over en weer meer begrip creëren door middel van het bieden van praktische informatie

Handreiking rouw en werk (pdf)
Deze handreiking van TNO is bedoeld voor rouwende werknemers en hun leidinggevenden. Het geeft handvatten voor het omgaan met rouw op het werk. Bij rouw denk je al gauw aan verlies door het overlijden van een dierbare. Maar ook de diagnose van een levensbedreigende ziekte (het verlies van gezondheid), een relatiebreuk of ongewenste kinderloosheid brengen een rouwproces met zich mee. Zo zijn er veel verliessituaties die een rouwproces kennen. In deze handreiking richt TNO zich op rouw door het overlijden van een dierbare.

NVP sollicitatiecode (pdf)
De NVP Sollicitatiecode bevat basisregels die organisaties en sollicitanten, naar het oordeel van Netwerk voor HR-Professionals, in acht behoren te nemen bij de werving en selectie ter vervulling van vacatures. Het doel van de code is een norm (gedragscode) te bieden voor een transparante en eerlijke werving en selectieprocedure.

Aanstellingskeuring (pdf)
Een medische keuring of aanstellingskeuring kan soms onderdeel zijn van een sollicitatieprocedure. Dit mag alleen als het voor de functie noodzakelijk is dat de werknemer aan bijzondere medische eisen voldoet. Zo mag een treinmachinist niet kleurenblind zijn. De arts mag alleen vragen stellen die van belang zijn voor het doel van de medische keuring.

Vakantiewetgeving 1 januari 2012 (pdf)
De beperkte opbouw van minimum vakantierechten tijdens ziekte is m.i.v. 1 januari 2012 vervallen. Daarnaast is een vervaltermijn voor de minimum vakantiedagen van een half jaar ingevoerd. Het afboeken van vakantiedagen tijdens ziekte hoeft niet langer tot discussie te leiden

ziekteverzuim en arbeidsongeschiktheid

Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens mbt gezondheid zieke werknemers (april 2016)
Bij de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers verwerken verschillende partijen gegevens over de gezondheid en andere gegevens van deze zieke werknemers. Werkgevers, arbodienstverleners, bedrijfsartsen, re-integratiebedrijven, verzekeringsbedrijven en UWV kunnen allemaal een rol spelen bij de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers en verwerken daarbij gegevens over hun gezondheid. Gegevens over de gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Als deze gegevens niet goed worden beschermd, kan dit verregaande gevolgen hebben voor de privacy van werknemers. Met gegevens over de gezondheid moet daarom zeer zorgvuldig worden omgaan. In deze beleidsregels staat welke gegevens over de gezondheid van werknemers de werkgever en de andere betrokken partijen wel en niet mogen verwerken

Basiscontract arbodienstverlening (checklist OVAL)
In het nieuwe, verplichte, ‘basiscontract’ voor de arbodienstverlening staan de (wettelijke) minimumgaranties voor de arbodienstverlening door een gecertificeerde arbodienst of zelfstandig bedrijfsarts.

NVAB-werkwijzer ‘10 stappenplan Second Opinion’
Iedere werknemer heeft het recht om een second opinion aan te vragen als hij twijfelt over het advies van zijn bedrijfsarts. Om de second opinion goed te laten verlopen, is het van belang dat de procedures duidelijk zijn voor alle betrokkenen. Daarom ontwikkelde de NVAB het ‘10 stappenplan Second Opinion’. Deze werkwijzer ondersteunt bij het aanvragen en uitvoeren van een second opinion.

Werkwijzer Casemanagement
Handvatten voor de uitvoering van het casemanagement van de MKB verzuim-ontzorgverzekering. De focus ligt op de taken van de casemanager die hiermee de werkgever ontzorgt, de werknemer ondersteunt en zorgt voor afstemming met bedrijfsartsen en andere professionals. Ook de coördinatie richting de verzekeraar maakt hier onderdeel van uit.

Handleiding privacy inkomensverzekeringen (2018)
In het kader van de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst verwerkt de inkomensverzekeraar gegevens. Maar ook voor de re-integratie van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer zijn vaak gegevens nodig waarvoor de verzekeraar moet communiceren met de arbodienst/bedrijfsarts of het re-integratiebedrijf. Deze handleiding biedt inzicht in het wettelijk kader en de daaruit af te leiden toegestane informatiestromen tussen de bij de claimbeoordeling.

Regeling procesgang 1e en 2e ziektejaar (pdf)
Welke stappen moeten ten minste worden gezet en welke inspanningen moeten ten minste worden verricht door werknemer, werkgever en diens arbodienstverlener als een werknemer (langdurig) ziek is.

Werkwijzer Poortwachter (UWV, 2022)
De werkwijzer Poortwachter is de opvolger van de werkwijzer ‘RIV-toets in de praktijk’ voor arbeidsdeskundigen en verzekeringsartsen van UWV. Naast actualisering van de vorige werkwijzer, wordt ook voorzien in meer handvatten bij de inzet van het tweede Spoor en nadere uitleg gegeven over bijzondere situaties en arbeidsverhoudingen. De nieuwe werkwijzer heeft primair een interne functie, maar is uiteraard een handige informatiebron voor iedereen die bezig is met ziekteverzuim en re-integratie.

Quick Startdocument (UWV, 2022)
In de Werkwijzer Poortwachter staat hoe de verzekeringsarts en de arbeidsdeskundige van UWV de ondernomen re-integratie-inspanningen beoordelen. Om de werkgever te ondersteunen in de stappen die hij hierbij moet zetten, en om hem te wijzen op zijn verantwoordelijkheden, is het ‘Quick Startdocument’ gepubliceerd. Dit document is geen vervanger van de Werkwijzer Poortwachter maar een aanvulling, specifiek gericht op de werkgever.

Beleidsregels beoordelingskader poortwachter (pdf)
Met het oog op een uniforme en transparante beoordeling van de re-integratie-inspanningen in het kader van de poortwachterstoets hanteert UWV ‘de Beleidsregels beoordelingskader poortwachter’.

Richtlijn passende arbeid 1996 (pdf) / Richtlijn passende arbeid 2008 (pdf)
Wat is passende arbeid? In de wet (7:658a lid 4) is een mooie definitie te vinden. Hoewel de 'Richtlijn passende arbeid 1996' en de ‘Richtlijn passende arbeid 2008’ niet zijn geschreven met het oog op een zieke werknemer kunnen ze helpen bij het beoordelen of arbeid passend is.

Loondoorbetaling na 104 weken ziekte (pdf)
Welk probleem kan zich voordoen in de situatie dat een werknemer na 104 weken ziekte niet de bedongen maar wel passende arbeid verricht of gaat verrichten (of dat de werknemer de bedongen arbeid niet in de volle omvang verricht? De brief van Minister Donner aan de 2e kamer geeft een duidelijke toelichting.

Handleiding detachering zieke werknemer bij een andere werkgever(pdf)
Samen met uw zieke werknemer doet u er alles aan om te bereiken dat hij zo snel mogelijk weer aan de slag kan. In eerste instantie is uw inspanning gericht op terugkeer in de eigen functie, eventueel met aanpassingen. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan zoekt u naar ander passend werk in uw bedrijf. Is dat niet meer mogelijk dan wordt van u verwacht dat u re-integratie bij een andere werkgever in gang zet. Een van de mogelijkheden is dat uw werknemer wordt gedetacheerd bij een andere werkgever die passend werk voor hem heeft.